Un cocktail d’entreprise représente un excellent moyen de divertir ses clients, de récompenser ses employés ou de célébrer une occasion spéciale. Cependant, comment faire en sorte que votre événement soit un véritable succès ? Avec un peu de planification et l’aide de quelques conseils d’experts, vous pouvez faire en sorte que votre cocktail déjeunatoire soit mémorable.
Qu’est-ce qu’un cocktail déjeunatoire ?
Un cocktail est un déjeuner ou un dîner au cours duquel des cocktails sont servis. Il est généralement organisé pour célébrer une occasion spéciale ou pour remercier les invités de leur présence. Lors de l’organisation d’un cocktail, vous devez garder à l’esprit certains éléments pour en assurer la réussite tels que le lieu idéal, la qualité des mets et des boissons servis et bien d’autres éléments essentiels que nous aborderons ci-dessous.
Les étapes d’une organisation parfaite pour un cocktail d’entreprise réussi
Pour organiser un événement de type cocktail d’entreprise vraiment marquant, il faut avant tout avoir une excellente organisation et savoir quelles sont les étapes incontournables pour être efficace. Avant de commencer, il vous faut déterminer les raisons pouvant vous amener à organiser un cocktail d’entreprise : fêter des résultats, rencontre de tous les collaborateurs, fête de fin d’année ou d’été, les raisons ne manquent pas. L’essentiel étant de rendre ce moment festif en mettant un peu de côté l’aspect sérieux inhérent au milieu professionnel, tout en conservant un style qui corresponde à l’image de l’entreprise. Vous pouvez avoir un ou plusieurs objectifs en organisant ce cocktail d’entreprise comme :
- renforcer la qualité de vie au travail et la synergie entre les collaborateurs et les équipes ;
- rencontrer de manière moins formelle des clients ou des partenaires ;
- créer de nouvelles relations de travail.
Quelles que soient les motivations invoquées, vous aurez besoin de vous concentrer sur les éléments suivants pour un cocktail d’entreprise qui restera gravé dans les mémoires.
Définir le budget alloué
Le budget d’un cocktail doit être défini en fonction des objectifs poursuivis et du nombre d’invités. Il devra prendre en compte différents éléments tels que le lieu du cocktail, le traiteur, le service du cocktail, la décoration et l’animation. Il est important de noter qu’un cocktail diffère d’un repas servi à table, n’hésitez donc pas à proposer à vos invités uniquement des collations légères.
Le choix du lieu
Le lieu du cocktail devra être choisi en fonction :
- de votre budget ;
- du nombre d’invités ;
- de leur tranche d’âge ;
- de l’activité de l’entreprise.
Ainsi, vous aurez un large choix de lieux possibles :
- dans un hôtel ;
- dans un restaurant ;
- dans un bureau ;
- et même à domicile si les conditions s’y prêtent.
Si vous optez pour un lieu original, il est important que celui-ci soit facilement accessible et, si possible, proche des transports publics.
La décoration
Pour la décoration, il est préférable d’utiliser des couleurs sobres et élégantes qui correspondent à l’image de votre entreprise. L’objectif consiste à éviter d’en faire trop afin de ne pas créer une atmosphère trop festive qui ne correspondrait pas à un cocktail professionnel.
La privatisation du lieu
Le cocktail doit se tenir dans une salle privée, cela vous permettra, ainsi qu’à vos invités, de vous sentir plus détendus. Si le cocktail a lieu dans un lieu public, il est conseillé de réserver une table à l’avance et de vous assurer que toutes les démarches administratives ont bien été remplies.
Quand organiser l’évènement ?
Il est important de choisir le bon moment pour organiser votre cocktail. Ainsi, il est conseillé d’éviter la période estivale ou pendant les vacances afin de ne pas pénaliser l’assiduité de vos invités. La période idéale pour un cocktail se situe généralement entre septembre et mai. Il est également important de prendre en compte l’activité professionnelle de vos invités pour fixer la date de votre cocktail.
Le jour du cocktail
Pour que tout se passe comme prévu le jour du cocktail, il est important de respecter quelques règles de base
- arrivez tôt afin de pouvoir accueillir vos invités dès leur arrivée ;
- assurez-vous d’avoir suffisamment de personnel pour accueillir et assister vos invités ;
- préparez des badges pour vos invités ;
- n’oubliez pas de prévoir un livre d’or pour que chacun de vos invités puisse vous laisser un message ;
- préparez des jeux ou des activités pour animer le cocktail ;
- assurez-vous d’avoir suffisamment de cartes de visite à portée de main ;
- préparez des notes de remerciement pour vos invités.
Ce ne sont là que quelques conseils pour vous aider à organiser un cocktail d’entreprise réussi. En suivant ces étapes, vous êtes sûr de faire plaisir à vos invités et de faire de cet événement un moment inoubliable.
Informer les collaborateurs
Afin d’informer vos employés sur le cocktail, vous pouvez utiliser différents canaux de communication tels que :
- l’intranet de votre entreprise ;
- le courrier électronique ;
- le courrier physique.
Vous pouvez également utiliser un moyen de communication plus original tel qu’un message vidéo ou un message vocal. Il est important que vous fournissiez toutes les informations concernant le cocktail, telles que la date, l’heure, le lieu et le code vestimentaire. N’oubliez pas d’inviter vos employés à répondre à l’invitation afin de connaître le nombre précis de participants à l’événement.
Le mode de restauration
Pour le cocktail, vous devrez choisir un mode de restauration adapté au nombre de convives et au budget que vous avez fixé. Les modes de restauration les plus courants sont :
- le buffet ;
- le service de cocktail ;
- le food truck.
Chacune de ces méthodes possède ses avantages et ses inconvénients. Il vous revient de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins.
Comment choisir un traiteur ?
L’un des éléments incontournables de tout cocktail digne de ce nom est le menu servi aux invités. Pour garantir à tous un savoureux moment, choisissez un traiteur en prenant en compte les critères suivants :
- le nombre d’invités ;
- le budget ;
- le type d’événement ;
- le lieu.
Vous pouvez également contacter plusieurs traiteurs dont vous aurez entendu les éloges pour comparer leurs offres et leurs services.
L’après évènement
Après le cocktail, il est important de prendre le temps de remercier chaleureusement vos convives de leur présence. Vous pouvez le faire en leur envoyant une note de remerciement ou un courriel personnalisé. Vous pouvez également utiliser les réseaux sociaux pour publier des photos de l’événement et remercier vos invités de leur présence. Si vous avez reçu des commentaires positifs de leur part, n’hésitez pas à les partager sur le site web ou le blog de votre entreprise.
A éviter
Maintenant que vous savez comment organiser un cocktail, voici quelques éléments à éviter si vous voulez que votre événement soit un succès. Tout d’abord, évitez de choisir une date qui coïncide avec un grand jour férié ou un événement national. En effet, de nombreuses personnes auront déjà des projets et ne pourront pas assister à votre cocktail. Il est également important d’éviter d’organiser votre cocktail à la dernière minute. Cela pourrait créer des problèmes logistiques et vous empêcher d’inviter tous les invités que vous souhaitiez. Enfin, évitez de servir de l’alcool à des mineurs. Cela pourrait entraîner des problèmes juridiques pour votre entreprise. En conclusion, organiser un cocktail n’est pas une tâche aisée, mais en suivant ces conseils, vous êtes sûr d’en faire un succès !
N’hésitez pas à explorer nos autres articles pour découvrir tout ce que Traiteur Évènementiel Paris a à offrir. Vous pourriez être intéressé par nos idées de menus pour votre prochain événement ou par nos conseils sur comment choisir le bon traiteur pour votre mariage. Chez Traiteur Évènementiel Paris, nous nous engageons à rendre votre événement inoubliable grâce à nos services culinaires exceptionnels.
